xestio.com · Software de gestión formativa para centros de FP y docentes autónomos
La gestión de un centro de formación profesional o de una actividad docente autónoma rara vez se parece a la de cualquier otro negocio. Los flujos son específicos: una impartición tiene empresa cliente, docente asignado, grupo de alumnos, seguimiento individual y factura vinculada. Cuando cada una de esas piezas vive en una herramienta distinta —una hoja de cálculo, un calendario, un programa de facturación, un correo electrónico— el coste administrativo se acumula en silencio.
Xestio fue diseñado para eliminar exactamente ese coste. Los cinco casos de uso que se describen a continuación ilustran cómo cada actor del ecosistema formativo resuelve sus fricciones concretas con una plataforma unificada.
Un centro de FP con varios docentes, decenas de alumnos y un catálogo de cursos bonificados FUNDAE gestionaba su actividad con tres herramientas desconectadas: una hoja de cálculo para matriculaciones, un programa de facturación genérico y una carpeta de correos para coordinar con las empresas clientes. Cada vez que finalizaba una impartición, el equipo administrativo debía cruzar datos entre las tres fuentes para emitir la factura correcta, redactar el informe de la edición desde una plantilla Word y verificar que las calificaciones coincidían con las actas enviadas.
Cuando la AEAT comenzó a exigir el cumplimiento VeriFactu, el programa de facturación existente no era conforme y el centro tuvo que evaluar una migración completa.
El centro centraliza en Xestio la ficha de cada empresa cliente —con sus datos fiscales, historial de cursos contratados y, cuando aplica, sus códigos DIR3 para facturación a organismos públicos—. Cada impartición se crea vinculada a la empresa, el docente asignado y el grupo de alumnos matriculados. Al cerrar la edición, el informe de impartición se genera automáticamente desde los datos registrados, sin edición manual.
La facturación cumple VeriFactu de forma nativa: hash SHA-256 encadenado, código QR de verificación, envío SOAP a la AEAT con certificado digital y CSV de respuesta como justificante. Para los cursos contratados por organismos públicos, Xestio exporta la factura en formato Facturae 3.2.2 con firma XAdES, lista para envío por FACE.
El equipo administrativo opera desde un único acceso web. La emisión de una factura vinculada a una impartición ya cerrada pasa de ser un proceso de cruce manual entre herramientas a una acción directa dentro de la misma plataforma. El cumplimiento VeriFactu no requiere configuración adicional ni módulos externos. Los informes de cada edición están disponibles en HTML y PDF sin trabajo extra de edición.
Un docente autónomo que imparte cursos para tres academias distintas y dos empresas cliente gestionaba su actividad desde aplicaciones separadas: el calendario del móvil para la agenda, fichas en papel para el seguimiento de alumnos, y facturas emitidas con una herramienta genérica sin conformidad fiscal específica. Cuando una academia le pedía el acta de una edición finalizada meses atrás, localizar los datos implicaba revisar varias fuentes.
Xestio ofrece al docente autónomo un entorno propio donde registra cada organización con la que colabora, las imparticiones que tiene activas y el alumnado de cada una. La agenda integrada muestra sus clases, eventos y recordatorios en vistas diaria, semanal y mensual, sin necesidad de un calendario externo.
Los seguimientos individuales de cada alumno —calificaciones, asistencia, evolución— quedan registrados por impartición y son exportables como acta. Si en alguna de las organizaciones ya se usa Moodle, el docente puede importar calificaciones directamente desde esa plataforma, sin reintroducción manual.
La arquitectura multi-tenant de Xestio garantiza que, si en el futuro el docente monta su propio centro, sus datos y flujos escalan dentro del mismo sistema sin migración.
El docente accede desde un único panel a toda su actividad formativa, independientemente del número de organizaciones con las que colabora. El acta de cualquier impartición pasada está disponible en segundos. La agenda no vive en el móvil: vive en el mismo espacio donde están los alumnos y los seguimientos.
Una empresa que contrata formación bonificada para sus empleados interactuaba con el centro de formación por correo electrónico: confirmaciones de grupos, listados de alumnos, solicitudes de facturas. Cada vez que necesitaba justificar una acción formativa ante FUNDAE o ante su propia auditoría interna, tenía que reconstruir el histórico desde mensajes y documentos dispersos.
Cuando la empresa pasó a ser un organismo público, la facturación requería formato Facturae con DIR3 correcto —datos que el centro tenía que pedir de nuevo en cada ciclo.
El centro mantiene en Xestio la ficha completa de la empresa colaboradora: razón social, datos fiscales, persona de contacto e historial de todas las imparticiones contratadas. Para organismos públicos, los códigos DIR3 —oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora— se configuran una sola vez en la ficha y se aplican automáticamente a cada factura emitida para ese cliente.
El expediente de la empresa recoge en un único lugar los cursos contratados, los grupos formados, las fechas de cada edición y las facturas emitidas, sin necesidad de búsquedas en correos ni carpetas externas.
La relación entre el centro y la empresa colaboradora deja de depender del correo. Cualquier consulta sobre el histórico de formación se resuelve desde la ficha de la empresa en Xestio. La facturación a organismos públicos es correcta desde el primer envío, porque los datos DIR3 ya están en el sistema.
El coordinador de un centro con varios docentes activos gestionaba las asignaciones de forma manual: qué docente imparte qué curso, en qué fechas, con qué grupo. Las novedades de cada edición llegaban por correo o por mensajes directos. Si un docente tenía un imprevisto, reasignar la impartición implicaba localizar la información dispersa antes de poder actuar.
El seguimiento del avance de cada impartición —qué alumnos habían completado el módulo, qué calificaciones habían obtenido— requería consolidar datos de fuentes distintas antes de poder elaborar el informe final.
Xestio permite al coordinador crear imparticiones con docente principal asignado, fechas, grupo y empresa cliente vinculados desde el mismo formulario. Las asignaciones adicionales de docentes secundarios se gestionan mediante el módulo de asignaciones, y cada docente accede por su propio panel solo a las ediciones que le corresponden.
El tablero de tareas y los seguimientos individuales registran el avance de cada alumno en tiempo real: calificaciones, asistencia y observaciones, organizadas por impartición y exportables como acta. El informe de la edición se genera automáticamente al cerrar la impartición.
El coordinador tiene visibilidad completa sobre todas las imparticiones activas desde un único panel. Las asignaciones de docentes son trazables. El informe de cada edición no requiere trabajo de edición manual: los datos ya estaban siendo registrados durante la impartición.
Un alumno matriculado en un curso de certificado de profesionalidad no tenía acceso directo a su expediente formativo. Sus calificaciones, la asistencia registrada y las observaciones de sus tutores vivían en papel o en ficheros internos del centro, inaccesibles para él hasta que solicitaba expresamente una copia. Si el alumno participaba en más de una edición a lo largo del tiempo, reconstruir su historial era una gestión adicional para el equipo del centro.
Cada alumno tiene en Xestio una ficha individual vinculada a todas las imparticiones en las que ha participado. El docente o coordinador registra calificaciones, asistencia y seguimientos de forma continua durante la edición. Al cierre, el acta generada desde Xestio recoge el historial completo del alumno en esa impartición.
El centro dispone de un expediente por alumno que acumula su trayectoria formativa a lo largo del tiempo, sin necesidad de reconstrucción manual cuando el alumno solicita información o cuando el centro necesita justificar resultados ante organismos externos.
El docente o coordinador accede al historial completo de cada alumno en segundos. Las actas son generadas directamente desde los datos registrados durante la impartición, sin trabajo adicional de edición. El centro puede responder a cualquier solicitud de justificación académica de forma inmediata.
| Actor | Antes de Xestio | Con Xestio |
|---|---|---|
| Centro educativo | Alumnos en hoja de cálculo, facturas en programa externo, informes redactados manualmente desde plantilla Word | Todo centralizado: matrícula, facturación VeriFactu y generación automática de informes desde un único acceso web |
| Docente autónomo | Agenda en el móvil, seguimientos en papel, facturas en herramienta genérica, actas localizadas con dificultad | Panel propio con agenda, alumnado asignado, seguimientos exportables y escalado sin migración si monta su propio centro |
| Empresa colaboradora | Comunicación por correo, histórico disperso, datos DIR3 solicitados en cada ciclo de facturación | Ficha centralizada con historial de imparticiones, facturas vinculadas y DIR3 persistente para organismos públicos |
| Coordinador de imparticiones | Asignaciones gestionadas por correo, avance de imparticiones consolidado manualmente antes de cada informe | Panel de imparticiones activas, asignaciones trazables, seguimientos en tiempo real e informes generados automáticamente al cierre |
| Alumno | Expediente inaccesible, historial reconstruido manualmente ante cada solicitud | Ficha individual con historial acumulado por impartición, actas generadas directamente desde los registros del docente |
¿Qué ocurre cuando un centro tiene varios docentes impartiendo el mismo curso en grupos distintos?
Cada impartición se crea de forma independiente con su docente asignado, su grupo y sus fechas. Cada docente accede por su propio panel solo a las ediciones que le corresponden. El coordinador ve todas las imparticiones activas desde su vista de administración, sin mezcla de datos entre grupos.
¿Cómo gestiona Xestio la facturación cuando el cliente es un organismo público que exige Facturae?
La ficha de la empresa cliente incluye un apartado para los códigos DIR3 (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora). Una vez configurados, Xestio los aplica automáticamente a cada factura emitida para ese cliente y genera el XML Facturae 3.2.2 con firma XAdES, listo para envío por FACE.
¿Puede un docente autónomo que trabaja para varias academias ver sus imparticiones en un solo lugar?
Sí. Xestio permite registrar todas las organizaciones con las que colabora el docente y vincular cada impartición a su empresa correspondiente. La agenda muestra todas las clases en una vista unificada. Los seguimientos y actas de cada impartición están disponibles independientemente de cuántas organizaciones distintas gestionen esas ediciones.
¿Qué pasa con los datos de un alumno que realiza varios cursos en distintos momentos?
Cada alumno tiene una ficha individual que acumula todas las imparticiones en las que ha participado. Al consultar la ficha del alumno, el coordinador o docente ve el historial completo de su trayectoria formativa en el centro, sin necesidad de buscarlo en registros separados por edición.
¿Es posible importar los datos de alumnado y calificaciones si el centro ya usa Moodle?
Xestio dispone de un módulo de importación de calificaciones y datos de alumnado desde plataformas Moodle. Esto permite mantener el flujo formativo en Moodle y trasladar los resultados a Xestio para la gestión administrativa, emisión de actas e informes, sin reintroducción manual de datos.
¿Qué ocurre si el centro necesita emitir una rectificativa sobre una factura ya enviada a la AEAT?
Xestio incluye un módulo de facturación con control de duplicados y gestión de rectificativas. Las anulaciones y reenvíos se gestionan dentro del mismo entorno, manteniendo la trazabilidad del hash encadenado que exige VeriFactu.
¿Cómo asegura Xestio que un docente no accede a información que no le corresponde?
El panel docente es un acceso independiente: cada docente ve exclusivamente las imparticiones que tiene asignadas, el alumnado de esas ediciones y los seguimientos vinculados. No tiene acceso a información económica, a imparticiones de otros docentes ni a datos del resto del centro.
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