Página oficial para xestio.com/funcionalidades
Documentación técnica oficial · versión 2026
Xestio es una plataforma web de gestión integral diseñada específicamente para la actividad formativa en España. Centraliza en un único entorno todo el ciclo de vida de la formación: desde el alta de empresas y cursos hasta la emisión de facturas conformes a VeriFactu y la AEAT, pasando por la gestión de alumnado, el control de asistencia, los seguimientos pedagógicos, la generación de informes y el análisis de rentabilidad.
No es un LMS (sistema de aprendizaje en línea) ni un CRM genérico. Es un ERP formativo que cubre la gestión académica, la gestión administrativa y la facturación legal en un único sistema.
| Perfil | Caso de uso principal |
|---|---|
| Centros de Formación Profesional | Gestión completa de imparticiones, grupos, alumnado y facturación a empresas |
| Docentes autónomos | Agenda, seguimientos, facturación VeriFactu y panel propio de imparticiones |
| Centros de PRL | Control de asistencia, certificados por alumno e informes de impartición |
| Academias con formación bonificada (FUNDAE) | Seguimiento documental por acción formativa, informes y control de grupo |
| Centros de Certificados de Profesionalidad | Gestión de matrículas, evaluación, expedientes y documentación por módulo |
| Módulo | Funciones clave | Beneficio principal |
|---|---|---|
| Empresas | Ficha de cliente, CIF, contacto, tarifas, códigos DIR3 | Un único registro por cliente; vinculación directa a imparticiones y facturas |
| Cursos | Catálogo de cursos, horas, modalidad, recursos adjuntos, plantillas automáticas | Reutilización del catálogo sin duplicar datos en cada edición |
| Imparticiones | Ediciones de curso por empresa, fechas, docente, estado, importación Excel/ICS | Control total de cada acción formativa como unidad independiente |
| Alumnado | Ficha de alumno, matrículas, búsqueda, importación Excel, exportación | Trazabilidad del alumno a través de todas sus matrículas |
| Seguimientos | Registro de seguimientos por impartición, tipos configurables, tablero de tareas | Evidencia documental del seguimiento pedagógico y administrativo |
| Tablero de tareas | Tareas generadas automáticamente por semana y cierre de impartición | Sin olvidos: el sistema propone las tareas de seguimiento obligatorias |
| Docentes | Ficha de docente, asignaciones a imparticiones, panel personal propio | Separación clara entre gestión (admin/gestor) y vista operativa (docente) |
| Facturación | Facturas, rectificativas, VeriFactu AEAT, Facturae XML firmado, FACE, preformas | Cumplimiento fiscal 100 % sin herramientas externas |
| Gastos y Rentabilidad | Registro de gastos por categoría, asignación a imparticiones, análisis de rentabilidad | Conocer el margen real de cada acción formativa |
| Informes | Informes de impartición en PDF y Excel, listados de asistencia, facturas | Documentos listos para auditorías, clientes y organismos financiadores |
| Análisis financiero | Dashboard estilo BI: comparativas multi-año, tendencias, previsiones | Visión ejecutiva sin exportar datos a Excel manualmente |
| Agenda | Vista diaria y semanal de eventos, integración con calendarios ICS (Moodle) | Coordinación de la actividad formativa sin cambiar de herramienta |
| Configuración | Asistente inicial, datos fiscales, cuentas bancarias, plantillas de documentos | Alta rápida y parametrización sin soporte técnico |
| Usuarios y seguridad | Roles, 2FA (TOTP), log de actividad, recuperación de contraseña | Control de acceso granular y trazabilidad de acciones |
| Backup | Copia de seguridad de la base de datos desde la interfaz | Tranquilidad operativa sin depender del proveedor de hosting |
La ficha de empresa recoge todos los datos necesarios para operar: nombre, CIF, persona de contacto, email, teléfono, dirección completa, código postal, localidad y provincia. Para las empresas que reciben facturas electrónicas a través de la plataforma FACE (Administración Pública), el sistema almacena los códigos DIR3 (Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora).
Cada empresa puede tener una tarifa propia con dos modalidades de cálculo:
La vista de listado filtra por defecto las empresas con imparticiones activas o futuras, y permite ver el histórico completo con un clic.
Funciones disponibles:
- Alta, edición y baja de empresas
- Importación masiva desde Excel
- Exportación del listado a Excel
- Visualización de imparticiones vinculadas
- Configuración de códigos DIR3 para facturación electrónica FACE
El catálogo de cursos define la estructura reutilizable de cada acción formativa: nombre, código, número de horas, modalidad (presencial, online, híbrida), descripción y acción formativa asociada.
Cada curso puede tener recursos adjuntos (documentos, plantillas, ficheros) que se replican automáticamente a cada nueva impartición. Las plantillas de recursos configuradas como «aplicar automáticamente» se asocian al curso en el momento del alta, sin intervención manual.
Una impartición es una edición concreta de un curso: vincula un curso con una empresa, unas fechas de inicio y fin, un docente principal y un estado de actividad.
Cada impartición tiene su propio ciclo de vida:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Activa | En curso o próxima a comenzar |
| Cerrada | Finalizada; disponible en histórico |
Desde la vista de impartición se accede directamente a:
- Lista de alumnos matriculados y sus calificaciones
- Seguimientos registrados
- Tareas del tablero
- Documentos adjuntos
- Dashboard de progreso (asistencia, evaluación, facturación)
Importación de datos:
- Importación de alumnos y calificaciones desde Excel con validación flexible de columnas
- Importación de calendario desde ficheros ICS (compatible con Moodle)
La ficha de alumno recoge nombre, apellidos, DNI/NIE, email, teléfono, fecha de nacimiento y estado (activo/inactivo). Un mismo alumno puede estar matriculado en múltiples imparticiones a lo largo del tiempo.
El módulo de alumnado diferencia dos conceptos:
Búsqueda y filtrado:
- Por nombre, apellidos, DNI o email (texto libre)
- Por curso (todos los grupos del curso)
- Por impartición concreta
- Vista global de todos los alumnos del sistema
Exportación:
- Listado de alumnos de una impartición a Excel
- Exportación con formato con cabeceras y estilos
Importación:
- Subida masiva desde Excel con mapeo flexible de columnas
- Importación de calificaciones con validación por DNI o nombre
Los seguimientos son registros documentales de las acciones de control y comunicación realizadas sobre una impartición: llamadas, visitas, incidencias, comunicaciones, revisiones de asistencia, etc.
Cada seguimiento incluye:
- Fecha
- Tipo de seguimiento (configurable)
- Impartición vinculada
- Texto libre con el detalle de la acción
Los seguimientos se listan por impartición y se filtran por tipo, lo que permite generar evidencias documentales ordenadas para auditorías o informes de seguimiento.
El tablero de tareas es un sistema de gestión de tareas vinculado al ciclo de vida de las imparticiones. Genera automáticamente dos tipos de tareas:
| Tipo | Cuándo se genera | Descripción |
|---|---|---|
| Tarea semanal | Cada semana que una impartición está activa | Recuerda las acciones de seguimiento periódico |
| Tarea de cierre | Cuando se aproxima la fecha de fin | Recuerda las acciones necesarias para cerrar la impartición correctamente |
La generación es automática (una vez al día por impartición activa) y no requiere configuración manual. Las tareas se pueden marcar como completadas desde el tablero.
El módulo de docentes gestiona la ficha de cada docente: nombre, apellidos, NIF, email, teléfono, especialidad y vinculación con un usuario de la plataforma.
Un docente puede estar asignado a una impartición de dos formas:
- Como docente principal (asignado directamente en la impartición)
- Como docente secundario (mediante asignación de curso)
Los usuarios con rol docente tienen acceso a un panel personal (/panel) donde solo ven:
- Sus imparticiones (activas y pasadas)
- Los alumnos de sus grupos
- El detalle de cada alumno y su seguimiento
El panel de docente actúa como una vista restringida y operativa, sin acceso a datos administrativos (facturación, empresas, configuración).
El módulo de facturación cubre el ciclo completo desde la preforma hasta el registro en la AEAT, sin depender de herramientas externas.
| Documento | Descripción |
|---|---|
| Preforma | Borrador previo a la factura; no tiene efecto fiscal |
| Factura | Documento fiscal definitivo con número de serie |
| Factura rectificativa | Corrección o anulación de una factura emitida |
Vista mensual con:
- Facturas emitidas, cobradas, pendientes y vencidas
- Navegación por mes y año
- Alertas de facturas vencidas
- Resumen de importe total facturado
El submódulo de gastos permite registrar los costes asociados a la actividad formativa:
- Gastos por categoría (gasolina, peajes, parking, material, etc.)
- Asignación de gastos a imparticiones (manual o automática para desplazamientos presenciales)
- Prorrateo de gastos comunes entre imparticiones por horas
- Cálculo de margen de rentabilidad por impartición
- Previsión de gastos
- Importación de gastos desde Excel
- Adjunto de justificantes (hasta 5 MB por fichero)
El módulo de informes genera documentos listos para entregar a clientes, organismos financiadores o auditores.
Documento completo por impartición que incluye:
- Datos del curso y la empresa
- Listado de alumnos matriculados con calificaciones
- Registro de seguimientos
- Tareas del tablero completadas
- Resumen de horas y fechas
El PDF se genera con ReportLab y respeta el formato A4 con estilos profesionales.
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Impartición concreta | Selección por ID |
| Empresa | Selección por empresa |
| Rango de fechas | Fecha desde / hasta |
| Año | Año concreto o todos |
| Solo activas | Imparticiones en curso |
Dashboard de análisis con estilo BI que proporciona una visión ejecutiva de la actividad:
El asistente de primera configuración (/setup) guía al administrador en la puesta en marcha inicial:
Las plantillas de recursos permiten definir documentos tipo (contrato de formación, convocatoria, etc.) con variables dinámicas ({alumno_nombre}, {fecha_inicio}, {empresa_nombre}...) que se sustituyen automáticamente al generar el documento para un alumno o una impartición concreta.
ADMINISTRADOR / GESTOR
│
▼
[1] Crear empresa (si no existe)
│ nombre, CIF, contacto, tarifa, DIR3 (si es AAPP)
▼
[2] Crear o seleccionar curso del catálogo
│ nombre, horas, modalidad, recursos tipo
▼
[3] Crear impartición
│ vincula: curso + empresa + fechas + docente principal
│ estado: activa
▼
[4] El sistema aplica automáticamente
│ → plantillas de recursos marcadas como auto-aplicar
│ → tareas de seguimiento semanales (a partir del lunes siguiente)
▼
[5] Impartición disponible en:
│ → Panel del docente asignado
│ → Dashboard de facturación (para generación de preforma/factura)
└ → Módulo de seguimientos
ADMINISTRADOR / GESTOR / DOCENTE
│
├─── Alta manual ──────────────────────────────────────────────┐
│ │ │
│ ▼ │
│ [1] Crear ficha de alumno │
│ │ nombre, apellidos, DNI, email, teléfono │
│ ▼ │
│ [2] Crear matrícula │
│ │ vincula: alumno + impartición │
│ └────────────────────────────────────────────────────►│
│ │
└─── Importación masiva ───────────────────────────────────────┤
│ │
▼ │
[1] Subir Excel con listado de alumnos │
│ el sistema mapea columnas de forma flexible │
▼ │
[2] Validación fila a fila │
│ errores marcados; filas válidas procesadas │
▼ │
[3] Alumnos y matrículas creados en bloque ───────────────►│
│
▼
Alumno visible en:
→ Lista de alumnos de la impartición
→ Panel del docente
→ Informes
ADMINISTRADOR / GESTOR / DOCENTE
│
▼
[1] Acceder a la impartición o al módulo de seguimientos
│
▼
[2] Nuevo seguimiento
│ seleccionar: tipo de seguimiento
│ seleccionar: impartición
│ escribir: descripción de la acción realizada
│ fecha: automática (hoy) o manual
▼
[3] Seguimiento guardado
│
├── Queda registrado en el histórico de la impartición
├── Aparece en el informe PDF de la impartición
└── Computable en el dashboard de actividad reciente
ADMINISTRADOR / GESTOR
│
▼
[1] Módulo de Informes → seleccionar impartición (o filtrar por empresa/año)
│
▼
[2] El sistema recopila:
│ → Datos del curso y la empresa
│ → Alumnos matriculados y calificaciones
│ → Seguimientos registrados
│ → Tareas del tablero completadas
│ → Horas, fechas y modalidad
▼
[3] Generación del documento
│
├── PDF (A4, ReportLab): descarga inmediata
└── Excel: descarga inmediata con formato y estilos
ADMINISTRADOR / GESTOR
│
▼
[1] Facturación → Nueva factura
│ vincula: empresa + imparticiones del período
│ el sistema calcula el importe según tarifa de la empresa
│ (por hora o por alumno-hora)
▼
[2] Revisión de preforma
│ el gestor verifica importes, IVA y datos del receptor
▼
[3] Confirmación como factura definitiva
│ se asigna número de serie correlativo
▼
[4] VeriFactu (AEAT)
│ → el sistema genera el hash encadenado con la factura anterior
│ → genera QR de verificación con URL AEAT
│ → genera XML de alta en formato AEAT
│ → envía a la AEAT o descarga XML para envío manual
▼
[5] [Opcional] Facturae XML firmado
│ para envío a FACE (Administración Pública)
│ requiere certificado digital configurado
▼
[6] Factura disponible en:
└── Vista de facturación (cobrada / pendiente / vencida)
| Función | Administrador | Gestor | Docente | Consultor |
|---|---|---|---|---|
| Gestión de usuarios | ✓ | — | — | — |
| Configuración del sistema | ✓ | — | — | — |
| Backup de base de datos | ✓ | — | — | — |
| Gestión de empresas | ✓ | ✓ | — | Vista |
| Gestión de cursos | ✓ | ✓ | — | Vista |
| Gestión de imparticiones | ✓ | ✓ | — | Vista |
| Matriculación de alumnos | ✓ | ✓ | ✓ | Vista |
| Registro de seguimientos | ✓ | ✓ | ✓ | Vista |
| Tablero de tareas | ✓ | ✓ | ✓ | Vista |
| Gestión de docentes | ✓ | ✓ | — | Vista |
| Facturación | ✓ | ✓ | — | Vista |
| Gastos y rentabilidad | ✓ | ✓ | — | Vista |
| Informes PDF/Excel | ✓ | ✓ | ✓ (sus grupos) | Vista |
| Análisis financiero | ✓ | ✓ | — | Vista |
| Panel propio de docente | — | — | ✓ | — |
| Log de actividad | ✓ | — | — | — |
| 2FA (activar/desactivar) | ✓ (propio) | ✓ (propio) | ✓ (propio) | ✓ (propio) |
Nota: «Vista» indica acceso de solo lectura. El rol
consultorpuede consultar todos los módulos sin poder crear, editar ni eliminar ningún registro.
Administrador
Acceso completo al sistema, incluyendo la gestión de usuarios, la configuración fiscal, el asistente de primera configuración y el backup. Es el único rol que puede crear, editar y eliminar usuarios.
Gestor
Acceso operativo completo: empresas, cursos, imparticiones, alumnado, facturación y análisis. No puede acceder a la gestión de usuarios ni a la configuración del sistema.
Docente
Acceso limitado al panel propio: sus imparticiones asignadas, sus alumnos, registro de seguimientos y generación de informes de sus grupos. No tiene acceso a datos económicos ni administrativos.
Consultor (solo lectura)
Acceso de visualización a todos los módulos sin capacidad de escritura. Diseñado para auditores, responsables externos o financiadores que necesitan consultar datos sin intervenir en la operativa.
Xestio es una aplicación web de servidor, accesible desde cualquier navegador moderno sin instalación local. La arquitectura sigue el patrón MVC (Modelo-Vista-Controlador) con una capa de rutas organizadas por dominio funcional.
La base de datos relacional almacena las entidades principales agrupadas en tres dominios:
Dominio formativo:
Curso → Imparticion → Matricula → Alumno
Imparticion → Seguimiento
Imparticion → TareaImparticion
Imparticion → RecursoCurso ← PlantillaRecurso
Imparticion → EventoCalendario
Dominio económico:
Empresa → Imparticion → Factura ← FacturaImparticion
Imparticion → GastoImparticion ← Gasto
ConfiguracionFacturacion · CuentaBancaria
Dominio de acceso:
Usuario → Docente → AsignacionCurso → Imparticion
Usuario → LogActividad
Cada módulo expone un Blueprint Flask con sus propias rutas. La lógica de negocio reside en servicios de utilidad:
@role_required, @admin_required)¿Xestio requiere instalar algún programa en mi ordenador?
No. Xestio es una aplicación web: se usa desde el navegador (Chrome, Firefox, Edge, Safari) sin instalar nada. Solo se necesita conexión a internet.
¿Puedo usar Xestio desde el móvil?
Sí. La interfaz es responsive y funciona en smartphones y tablets, aunque la experiencia óptima es en pantalla de escritorio por la densidad de información de algunos módulos.
¿Xestio cumple con la normativa VeriFactu de la AEAT?
Sí. El módulo de facturación genera el hash encadenado, el QR de verificación, la URL AEAT y el XML de alta y anulación conforme al formato exigido por la AEAT para el sistema VeriFactu. También genera Facturae XML firmado para facturación electrónica.
¿Puedo enviar facturas a la Administración Pública a través de FACE?
Sí, siempre que la empresa receptora tenga los códigos DIR3 configurados en su ficha. Xestio genera el Facturae firmado listo para su envío a FACE.
¿Qué pasa si un docente no tiene usuario en Xestio?
El docente puede existir como registro en el sistema (asignado a imparticiones) sin tener acceso a la plataforma. El acceso al panel de docente requiere que el administrador cree un usuario vinculado al registro de docente.
¿Se puede activar la autenticación en dos pasos (2FA)?
Sí. Cada usuario puede activar y desactivar el 2FA desde su perfil. El sistema usa TOTP estándar (RFC 6238), compatible con cualquier aplicación autenticadora (Google Authenticator, Authy, Microsoft Authenticator, etc.).
¿Puedo importar el listado de alumnos desde Excel?
Sí. El módulo de importación acepta ficheros Excel (.xlsx) con mapeo flexible de columnas. El sistema valida cada fila e informa de los errores antes de confirmar la importación.
¿Puedo importar el calendario de impartición desde Moodle?
Sí. Xestio importa ficheros ICS generados por Moodle y los convierte en eventos del calendario de la impartición correspondiente.
¿Los informes PDF se generan dentro de la plataforma?
Sí. Los informes de impartición se generan en PDF (formato A4) y Excel directamente desde la interfaz, sin necesidad de herramientas externas.
¿Puedo hacer una copia de seguridad de los datos?
Sí. El módulo de backup permite al administrador descargar una copia de la base de datos desde la interfaz web, sin necesidad de acceso al servidor.
¿Cómo se calculan los importes de las facturas?
El sistema calcula el importe según la tarifa configurada en la ficha de la empresa: precio × horas (tarifa por hora) o precio × horas × nº de alumnos (tarifa por alumno-hora). El gestor puede ajustar el importe antes de confirmar la factura.
¿Qué diferencia hay entre un seguimiento y una tarea del tablero?
Un seguimiento es un registro manual de una acción ya realizada (llamada, visita, comunicación). Una tarea del tablero es generada automáticamente por el sistema para recordar acciones pendientes (seguimiento semanal, cierre de impartición). Ambos quedan reflejados en el informe de la impartición.
¿Xestio es multi-empresa (varios centros o tenants)?
La arquitectura incluye soporte para múltiples tenants. La disponibilidad de esta funcionalidad depende del plan contratado. Contacta con soporte@xestio.com para más información.
¿Tienes alguna pregunta que no aparece aquí? Escríbenos a soporte@xestio.com