xestio.com/faq
Última actualización: 2026
Esta página responde las preguntas más habituales sobre Xestio: qué es y para quién está diseñado, cómo funcionan sus módulos principales, requisitos técnicos, seguridad, cumplimiento fiscal y uso en el día a día.
Si tienes una pregunta que no aparece aquí, escríbenos a soporte@xestio.com.
¿Qué es Xestio?
Xestio es una plataforma web de gestión integral para centros de formación profesional, docentes autónomos y academias en España. Centraliza en un único entorno todo el ciclo formativo: empresas clientes, cursos, imparticiones, alumnado, seguimientos, facturación (VeriFactu, Facturae, FACE) e informes, sin necesidad de herramientas externas.
¿Para quién está pensado?
| Perfil | Uso principal |
|---|---|
| Centros de FP | Gestión completa de imparticiones, grupos, alumnado y facturación a empresas |
| Docentes autónomos | Agenda, seguimientos, facturación VeriFactu y panel personal |
| Centros de PRL | Control de asistencia, certificados por alumno e informes de impartición |
| Academias con formación bonificada (FUNDAE) | Seguimiento documental por acción formativa e informes de grupo |
| Centros de Certificados de Profesionalidad | Matrículas, evaluación y expedientes por módulo |
¿Xestio es un LMS (plataforma de aprendizaje online)?
No. Xestio es un ERP formativo, no un LMS. No aloja contenidos de e-learning ni aulas virtuales. Está diseñado para la gestión académica y administrativa: matrículas, seguimientos, facturación e informes. Si usas Moodle para el aprendizaje online, Xestio se complementa con él: puedes importar calificaciones y calendarios desde Moodle directamente.
¿Qué módulos incluye Xestio?
| Módulo | Para qué sirve |
|---|---|
| Empresas | Ficha de cliente, historial de cursos y datos fiscales |
| Cursos e Imparticiones | Catálogo reutilizable y gestión de cada edición |
| Alumnado | Matrículas, calificaciones e historial por alumno |
| Seguimientos | Registro de acciones de control y comunicación |
| Tablero de tareas | Tareas automáticas de seguimiento y cierre |
| Docentes | Asignaciones y panel personal del docente |
| Facturación | Facturas, rectificativas, VeriFactu, Facturae y FACE |
| Gastos y rentabilidad | Costes por impartición y margen real |
| Informes | PDF y Excel listos para auditorías y clientes |
| Análisis financiero | Dashboard comparativo multi-año |
| Agenda | Vista diaria y semanal de eventos |
| Configuración | Asistente inicial, plantillas y datos fiscales |
¿Xestio cumple con la normativa VeriFactu de la AEAT?
Sí. El módulo de facturación genera el hash SHA-256 encadenado, el código QR de verificación, la URL de consulta AEAT y el XML de alta y anulación conforme al formato exigido. El envío puede hacerse directamente desde la interfaz o descargando el XML para envío manual.
¿Puedo emitir facturas electrónicas a organismos públicos (FACE)?
Sí. Si la empresa receptora tiene configurados los códigos DIR3 (Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora) en su ficha, Xestio genera automáticamente el fichero Facturae 3.2.x con firma electrónica XAdES, listo para su envío a través de la plataforma FACE.
¿Los datos se almacenan en España?
Sí. Todos los datos se almacenan exclusivamente en servidores ubicados en España.
¿Xestio está disponible como SaaS o también puede instalarse localmente?
Ambas opciones están disponibles: modalidad SaaS (acceso en la nube, sin infraestructura propia) y on-premise (instalación en los servidores del propio centro). Contacta con soporte@xestio.com para evaluar qué opción se adapta mejor a tu organización.
¿Cómo puedo probar Xestio antes de contratar?
Puedes solicitar una demo en xestio.com/#contacto. El equipo te prepara un entorno de prueba con datos de ejemplo adaptados a tu tipo de centro.
¿Cómo puedo contactar con soporte?
Escríbenos a soporte@xestio.com. Para incidencias técnicas urgentes, indica en el asunto el módulo afectado y una descripción breve del problema.
¿Xestio requiere instalar algún programa en mi ordenador?
No. Es una aplicación web: se accede desde el navegador (Chrome, Firefox, Edge, Safari) sin instalar nada. Solo necesitas conexión a internet.
¿Puedo usar Xestio desde el móvil o la tablet?
Sí. La interfaz es responsive y funciona en smartphones y tablets. La experiencia óptima es en pantalla de escritorio, dado el volumen de información de módulos como facturación o análisis financiero.
¿Qué roles de usuario existen y qué puede hacer cada uno?
| Función | Administrador | Gestor | Docente | Consultor |
|---|---|---|---|---|
| Gestión de usuarios | ✓ | — | — | — |
| Configuración del sistema | ✓ | — | — | — |
| Backup de base de datos | ✓ | — | — | — |
| Empresas, cursos, imparticiones | ✓ | ✓ | — | Solo lectura |
| Alumnado y matrículas | ✓ | ✓ | ✓ | Solo lectura |
| Seguimientos y tareas | ✓ | ✓ | ✓ | Solo lectura |
| Facturación y gastos | ✓ | ✓ | — | Solo lectura |
| Informes | ✓ | ✓ | ✓ (sus grupos) | Solo lectura |
| Análisis financiero | ✓ | ✓ | — | Solo lectura |
| Panel personal de docente | — | — | ✓ | — |
El rol Consultor puede ver todos los módulos sin poder crear, editar ni eliminar ningún registro. Ideal para auditores o financiadores externos.
¿Se puede activar la autenticación en dos pasos (2FA)?
Sí. Cada usuario puede activar el 2FA desde su perfil. El sistema usa el estándar TOTP (RFC 6238), compatible con Google Authenticator, Authy, Microsoft Authenticator y cualquier app autenticadora compatible.
¿Puedo importar alumnos y calificaciones desde Excel?
Sí. El módulo de importación acepta ficheros .xlsx con mapeo flexible de columnas. El sistema valida cada fila antes de confirmar la importación e informa de los errores fila a fila.
¿Puedo importar el calendario de una impartición desde Moodle?
Sí. Xestio importa ficheros ICS generados por Moodle y los convierte en eventos del calendario de la impartición correspondiente. No es necesario reintroducir las fechas manualmente.
¿Cómo se calculan los importes de las facturas?
El sistema calcula el importe según la tarifa configurada en la ficha de la empresa:
precio × horasprecio × horas × nº de alumnos matriculadosEl gestor puede revisar y ajustar el importe antes de confirmar la factura definitiva.
¿Cómo puedo hacer una copia de seguridad de los datos?
El módulo de backup (accesible solo para el rol Administrador) permite descargar una copia de la base de datos directamente desde la interfaz web, sin necesidad de acceder al servidor.
¿Cómo creo una nueva impartición?
1. Asegúrate de que la empresa cliente y el curso existen en el sistema.
2. Ve a Imparticiones → Nueva impartición.
3. Vincula curso, empresa, docente principal y fechas de inicio y fin.
4. El sistema aplica automáticamente las plantillas de recursos configuradas y programa las tareas de seguimiento semanales desde el lunes siguiente.
¿Qué diferencia hay entre un seguimiento y una tarea del tablero?
- Un seguimiento es un registro manual de una acción ya realizada (llamada, visita, comunicación, revisión de asistencia).
- Una tarea del tablero es generada automáticamente por el sistema para recordar acciones pendientes (seguimiento semanal, cierre de impartición).
Ambos quedan reflejados en el informe PDF de la impartición.
¿Cómo genero el informe de una impartición?
Ve a Informes, selecciona la impartición (o filtra por empresa o año) y elige el formato de salida: PDF (A4, descarga inmediata) o Excel (con formato y estilos). El informe incluye datos del curso, alumnos con calificaciones, seguimientos registrados y tareas completadas del tablero.
¿Puede un docente ver solo sus propias imparticiones?
Sí. Los usuarios con rol Docente acceden a un panel personal (/panel) donde únicamente ven sus imparticiones asignadas, el alumnado de esos grupos y los seguimientos vinculados. No tienen acceso a datos económicos ni a imparticiones de otros docentes.
¿Qué pasa si un docente no tiene usuario en Xestio?
El docente puede existir como registro en el sistema —asignado a imparticiones— sin tener acceso a la plataforma. Para que pueda entrar a su panel personal, el Administrador debe crear un usuario y vincularlo al registro de docente correspondiente.
¿Cómo registro un gasto y lo asocio a una impartición?
Ve a Gastos → Nuevo gasto, selecciona la categoría (gasolina, parking, material, etc.) e indica la impartición a la que corresponde. Si es un desplazamiento a una impartición presencial, el sistema puede asignarlo automáticamente. Los gastos comunes pueden prorratearse entre varias imparticiones por horas.
¿Cómo emito una factura rectificativa?
En el módulo de Facturación, abre la factura original y selecciona Emitir rectificativa. El sistema gestiona la anulación manteniendo la trazabilidad del hash encadenado que exige VeriFactu, sin romper la numeración correlativa.
¿Puedo tener varios usuarios accediendo al mismo tiempo?
Sí. Xestio es multiusuario: varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en el sistema desde distintos dispositivos y navegadores sin conflictos.
| Problema | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No puedo iniciar sesión | Contraseña incorrecta o cuenta bloqueada | Usa la opción ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de login. Si el problema persiste, contacta con tu Administrador |
| El código 2FA no funciona | Desincronización de reloj en el dispositivo autenticador | Sincroniza la hora del móvil con la hora oficial de internet (NTP) y vuelve a intentarlo |
| No veo el botón de nueva factura | El usuario no tiene permisos de escritura en facturación | Solo los roles Administrador y Gestor pueden crear facturas. Consulta con tu Administrador |
| La importación de Excel falla | Columnas con nombre distinto al esperado o celdas vacías obligatorias | Revisa el informe de errores que muestra el sistema fila a fila. Corrige las filas marcadas en rojo y vuelve a importar |
| El PDF del informe aparece vacío | La impartición no tiene alumnos matriculados ni seguimientos registrados | Verifica que hay al menos una matrícula activa en la impartición antes de generar el informe |
| No aparece el código QR en la factura | VeriFactu no está activado en la configuración fiscal | Ve a Configuración → Datos fiscales y activa el modo VeriFactu. Necesitarás el certificado digital del emisor |
| El docente no ve su impartición en el panel | El docente no está asignado como principal o secundario en esa impartición | Ve a la impartición y asigna al docente en el campo correspondiente. Los cambios son inmediatos |
| El calendario de Moodle no se importa | Formato ICS incorrecto o versión no compatible | Exporta el calendario desde Moodle en formato estándar .ics (iCalendar). Comprueba que el fichero no está vacío |
| No encuentro una empresa en el listado | El filtro por defecto muestra solo empresas con imparticiones activas o futuras | Pulsa Ver historial completo para mostrar todas las empresas, incluidas las sin actividad reciente |
| El análisis financiero no muestra datos del año actual | No hay facturas confirmadas en ese ejercicio | El análisis toma como base las facturas en estado cobrada o emitida. Las preformas no se computan |
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