Factura rectificativa en VeriFactu: las dos decisiones que hay que tomar

Una factura emitida no se edita. Si el importe estaba mal, si el cliente devolvió el servicio o si te equivocaste de destinatario, lo que procede es emitir una factura rectificativa: un documento nuevo que referencia al anterior y lo corrige.

En VeriFactu eso obliga a tomar dos decisiones que el formulario te va a pedir y que no son intercambiables: de qué tipo es la rectificación y por qué método se hace. Van a parar a campos distintos del registro que se envía a la Agencia, así que conviene entenderlas antes que después.

Decisión 1: el tipo, de R1 a R5

El tipo dice por qué rectificas. Son cinco, y casi todo cae en el primero:

Si te has equivocado al teclear un importe, has puesto mal la base imponible o has facturado horas que no eran, estás en R1. R2 y R3 son situaciones concretas y se reconocen solas. R5 no es una opción libre: depende de qué era la factura original, no de lo que quieras emitir ahora.

Decisión 2: el método, sustitutiva o incremental

Esta es la que más confusión genera, y es en realidad una pregunta muy simple: ¿qué importe escribes en la rectificativa?

• Sustitutiva (S) — escribes el importe correcto y total. La rectificativa sustituye a la original: si facturaste 1.000 € y debían ser 800, la rectificativa dice 800.
• Incremental o por diferencias (I) — escribes solo la diferencia. En el mismo caso, la rectificativa dice −200.

Las dos son válidas y llevan al mismo sitio. La diferencia práctica es que la sustitutiva se lee sola —quien la mira sabe cuánto se debe sin buscar la original— y la incremental es más cómoda cuando rectificas varias facturas de golpe o cuando el ajuste es pequeño frente al total.

Qué cambia en el registro que va a la AEAT

Aquí es donde las dos decisiones dejan de ser una cuestión de criterio y pasan a ser campos distintos del XML.

El tipo va en TipoFactura, en lugar del F1 o F2 de una factura normal. El método va en TipoRectificativa, con el valor S o I. Y según cuál sea, la factura original se identifica en un bloque diferente:

Además se envía ImporteRectificacion, con la base y la cuota que se rectifican de la factura original. En facturación de formación, que suele ir exenta de IVA, la cuota rectificada es cero — pero el campo se manda igual.

Lo que casi nadie tiene en cuenta

La rectificativa es un eslabón más de la cadena. No sustituye al registro de la original ni lo borra: se encadena detrás, con su propia huella, igual que cualquier otra factura. La cadena de registros no se reescribe nunca, ni siquiera para corregir. Si quieres ver cómo funciona ese encadenado por dentro, lo conté en otro artículo.

Y consume número de serie. Una rectificativa lleva su propio número correlativo. No es «la 0007 otra vez»: es la siguiente que toque.

Ese es el motivo de fondo por el que Xestio no deja editar una factura emitida y te lleva a crear la rectificativa: no es una restricción de la aplicación, es cómo está diseñado el sistema.

Preguntas frecuentes

¿Puedo anular una factura en lugar de rectificarla? Una rectificativa que deja el importe a cero es, en la práctica, la anulación. Lo que no existe es borrar el registro: la factura existió y la cadena lo prueba.

¿Y si me equivoco en la rectificativa? Se rectifica la rectificativa. Es un documento como cualquier otro y puede ser el original de otra corrección posterior.

¿Qué fecha lleva la rectificativa? La de su propia emisión, no la de la factura que corrige. La fecha de la original viaja aparte, dentro del bloque que la identifica.

¿Elijo mal el tipo y pasa algo? El registro se admite igual —la AEAT no valida tu criterio jurídico—, pero estás declarando una causa que no es. Si dudas entre R1 y R4, R1 cubre el error fundado en derecho, que es donde cae casi todo.

Este artículo describe cómo se construye el registro; los supuestos del artículo 80 de la Ley del IVA tienen matices que dependen de cada caso. Contrasta el tuyo en la sede electrónica de la AEAT o con tu asesoría.