Qué guarda exactamente un registro de facturación, y por qué va encadenado

Un registro de facturación no es una copia de la factura. Es un resumen de ocho campos que se pasa por una función de huella SHA-256, y esa huella entra como dato dentro del registro siguiente. Eso es todo el mecanismo, y de ahí sale la propiedad que busca la norma: para alterar una factura de marzo sin que se note habría que rehacer también todas las posteriores.

Este artículo explica qué campos entran en esa huella, qué pasa con la primera factura del sistema —que no tiene anterior— y qué lleva dentro el código QR. Está escrito desde la implementación: es lo que hace Xestio por dentro.

Los ocho campos que se encadenan

La huella no resume la factura entera. Resume exactamente estos campos, en este orden:

Conviene fijarse en lo que no está: ni las líneas de detalle, ni el domicilio del cliente, ni el concepto. El registro no pretende ser la factura; pretende ser una prueba de que esa factura, con ese importe y esa fecha, existía en ese momento y en ese orden.

La huella resultante es un SHA-256 en hexadecimal y mayúsculas: 64 caracteres. El tipo de huella se declara aparte, con el valor 01, que es el que identifica a SHA-256.

Qué pasa con la primera factura

La primera factura del sistema no tiene registro anterior al que apuntar, así que la cadena tiene que empezar de algún modo. Se resuelve marcándola: el registro lleva <PrimerRegistro>S</PrimerRegistro> y no lleva bloque de registro anterior.

Todos los demás llevan lo contrario: un bloque <RegistroAnterior> con cuatro datos del registro previo —emisor, número de serie, fecha de expedición y su huella—. No basta con la huella suelta: hay que poder decir de qué registro es esa huella, o la cadena no se puede recorrer hacia atrás.

Por qué encadenar y no simplemente firmar

Firmar cada factura por separado demuestra que esa factura no se ha tocado. No demuestra nada sobre el conjunto: con facturas firmadas una a una se puede borrar la número 7 entera y las demás siguen siendo válidas.

El encadenado ataca justo eso. Como la huella de la 7 es un dato de entrada de la 8, quitar la 7 deja a la 8 apuntando a un registro que no existe. Y modificarla —cambiar un importe, mover una fecha— cambia su huella, que ya no coincide con la que la 8 lleva escrita dentro. La cadena se rompe en el punto exacto donde se manipuló, y eso es comprobable por cualquiera que la recorra.

Es el mismo principio que sostiene un registro contable llevado a mano con páginas numeradas y cosidas, solo que aquí la costura es aritmética.

Qué lleva el código QR

El QR de la factura no es un enlace decorativo. Contiene los datos que permiten a quien recibe la factura contrastarla contra la sede de la AEAT sin fiarse de quien se la ha entregado: NIF del emisor, serie, número, fecha, importe total y los primeros 16 caracteres de la huella.

Ese contenido se codifica en una URL hacia la sede electrónica. Quien recibe la factura escanea, y es la Agencia —no el emisor— quien le dice si ese registro consta.

Lo que esto significa si facturas

Tres consecuencias prácticas, que son las que suelen pillar por sorpresa:

1. El orden importa y es correlativo. No se puede reservar un número «para luego». Una numeración con huecos es exactamente lo que el sistema está diseñado para hacer evidente.
2. Corregir no es editar. Una factura emitida no se modifica: se emite una rectificativa, que es otro registro de la cadena. Editar la original sería romperla.
3. La hora también cuenta. El registro guarda el momento de generación con huso horario, así que el reloj del sistema es parte de la prueba.

Nada de esto es opcional en un sistema informático de facturación, y es la razón por la que Xestio genera el registro en el momento de emitir y no como un paso posterior que alguien pudiera olvidar.

Preguntas frecuentes

¿El registro de facturación sustituye a la factura? No. La factura se sigue emitiendo y entregando igual. El registro es un documento aparte, de contenido reducido, que existe para probar la integridad y el orden de la serie.

Si me equivoco en una factura, ¿rompo la cadena? No, siempre que corrijas emitiendo una rectificativa en vez de editar la original. La rectificativa entra en la cadena como un eslabón más.

¿Puedo comprobar yo mismo que mi cadena está bien? Sí: recalculando la huella de cada registro con sus ocho campos y comprobando que coincide con la que el registro siguiente lleva dentro. Es verificable sin herramientas especiales, y ese es precisamente el objetivo del diseño.

Las fechas de obligatoriedad y los supuestos concretos de aplicación cambian según el tipo de obligado tributario. Contrástalos siempre en la sede electrónica de la AEAT antes de tomar una decisión.